Personalarbeit beurteilbar machen für Menschen, die keine Personaler sind
Geschäftsführung und CFO müssen von operativer Personalarbeit nichts verstehen — das ist nicht ihre Aufgabe. Sie sollten aber wissen, wo ihr Unternehmen steht: bewertet, mit dem Markt verglichen, in einer Zahl zusammengefasst. Dazu zeigen wir, wo Geld gebunden ist oder Risiken liegen, die in keinem Jahresabschluss auftauchen.
Typische Auslöser für ein Assessment
Neue Geschäftsführung oder neuer CFO
Restrukturierung oder Kostendruck
Unternehmensnachfolge
Wachstum, Internationalisierung oder Carve-out
Private-Equity-Einstieg
Vorbereitung eines Verkaufs
Sensible Personalthemen, die eine unabhängige Einschätzung erfordern
Das Produkt in Kürze
ZWEI STUFEN: QUICK ASSESSMENT & DEEP ASSESSMENT
Jedes Assessment folgt derselben festen Struktur: 21 Themenfelder, 215 feste Fragen, 32 verbindliche Kennzahlen. Bewertung je Thema in vier Prüfschritten – vorhanden, gelebt, Ergebnis, nachgesteuert. Erhebung aus Interviews, Unterlagen und Systemdaten. Vergleich gegen Marktdaten, mit Quelle und Belastbarkeit ausgewiesen. Gewichtung nach Branche, Unternehmensgröße und Bundesland. Ergebnis: Ampel je Thema, Index von 0 bis 100, Reifegradstufe, priorisierte Maßnahmen. Nach 12 bis 24 Monaten mit derselben Messung wiederholbar.
Das Quick Assessment bewertet die Themen mit dem größten Klärungsbedarf, ausgewählt im Kickoff: Ampel je Thema, Marktvergleich, konkrete Empfehlungen. Vom Kickoff bis zum Bericht vergehen 2 bis 3 Wochen.
Das Deep Assessment bewertet alle 21 Themen: Gesamt-Index, Priorisierungsmatrix, ausformulierte Roadmap, auf Wunsch mit Vor-Ort-Terminen und vertiefter Dokumentenanalyse. Vom Kickoff bis zum Bericht vergehen 4 bis 5 Wochen.
Beide Stufen zum Festpreis, vor Beginn vereinbart und abhängig von Unternehmensgröße und Umfang.
Drei Quellen der Erhebung
01
QUELLE 1 · INTERVIEWS
INTERVIEWS
Strukturierte Interviews mit HR und Fachbereichen — dieselben Fragen bei jedem Mandanten.
02
QUELLE 2 · UNTERLAGEN
UNTERLAGEN
Musterverträge, Betriebsvereinbarungen, Gefährdungsbeurteilungen, Richtlinien.
03
QUELLE 3 · SYSTEMDATEN
SYSTEMDATEN
Mitarbeiterliste, Entgeltliste, Zeiterfassung — daraus wird gerechnet statt gefragt.
ABLAUF IN FÜNF SCHRITTEN
Kickoff — Zielbild und Umfang klären, Ansprechpartner benennen, Unterlagenliste übergeben. 1 Termin, 60 bis 90 Minuten, mit der Geschäftsführung.
Erhebung — Interviews, Unterlagensichtung, Auswertung der Systemdaten. 3 bis 6 Termine mit HR-Leitung und Fachbereichen.
Auswertung — Bewertung je Thema, Marktvergleich, Verdichtung zu Ampel und Index. Ohne Zutun des Kunden.
Ergebnis — Präsentation der Befunde mit priorisierten Maßnahmen, schriftlicher Report inklusive. 1 Termin, 90 Minuten.
Umsetzung — auf Wunsch Begleitung der Maßnahmen. Arbeitsrechtliche Themen gemeinsam mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht, Arbeitssicherheit mit einer Fachkraft für Arbeitssicherheit — optional, separat beauftragt.
Aufwand für den Kunden: für die Geschäftsführung 2 Termine, für die HR-Leitung ein halber bis ganzer Tag, verteilt über einige Wochen.
WAS TYPISCHERWEISE GEFUNDEN WIRD — NEUN BEFUNDE
Restrukturierungsfähigkeit — im Ernstfall handlungsunfähig. Sozialauswahl braucht Alter, Betriebszugehörigkeit, Unterhaltspflichten und Vergleichsgruppen auf Knopfdruck. Meist liegen diese Daten in vier Systemen und keiner Liste. Wochen Verzug, wenn es schnell gehen muss — und ein fehlerhaftes Konsultationsverfahren mit dem Betriebsrat macht die Kündigungen unwirksam.
Arbeitsrecht · Vertragswerk — das Muster ist aktuell, der Bestand nicht. Die Vertragsvorlage wurde überarbeitet, die bestehenden Verträge wurden nicht nachgezogen. Maßgeblich ist im Streitfall der Vertrag, den die Beschäftigten unterschrieben haben. Verstöße gegen das Nachweisgesetz werden je Fall geahndet, bis 2.000 €.
Arbeitszeit — Arbeitszeiten, die niemand zählt. Ruhezeiten unter elf Stunden und Tage über zehn Stunden stehen längst in den Zeitdaten. Nur ausgewertet hat sie noch nie jemand. Bei einer Prüfung durch die Arbeitsschutzbehörde sind es die ersten Daten, die ausgewertet werden. Der Bußgeldrahmen des § 22 ArbZG reicht bis 30.000 €.
Vergütung — Gehälter ohne Begründung. Jedes Gehalt einzeln verhandelt, keine Bänder, keine dokumentierte Logik. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie kehrt die Beweislast um: Der Arbeitgeber muss belegen, dass kein Unterschied auf dem Geschlecht beruht.
Strategische Personalplanung — die Rentenwelle im Blindflug. Wie viele Menschen in fünf Jahren gehen, ist exakt berechenbar, aus Daten, die längst vorliegen. Gerechnet hat es niemand. Bundesweit erreichen bis 2040 rund 30 % der Erwerbstätigen die Regelaltersgrenze (Destatis). Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern welche Funktionen betroffen sind.
Arbeitssicherheit · Gefährdungsbeurteilung — die Beurteilung, die es nie gab. Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG fehlt, ist Jahre alt oder lässt die psychischen Belastungen aus, obwohl die seit 2013 ausdrücklich dazugehören. Sie ist die Grundlage jeder Unterweisung. Nach einem Unfall ist sie das erste Dokument, nach dem gefragt wird; wird eine behördliche Anordnung nicht befolgt, sind bis zu 25.000 € möglich.
Arbeitsrecht · Urlaubsrecht — Urlaub, der nicht verfällt. Ohne dokumentierten Hinweis auf den drohenden Verfall verjährt Urlaub nach der Rechtsprechung des EuGH und des BAG nicht — er wächst weiter an. Ansprüche aus zurückliegenden Jahren leben fort und sind bei Austritt auszuzahlen. Die Rückstellung im Abschluss kennt sie nicht.
Gesundheit · BEM — Kündigung ohne Fundament. Bei Langzeiterkrankten fehlt das betriebliche Eingliederungsmanagement; nur rund 40 % der Berechtigten bekommen überhaupt ein Angebot. Ohne dokumentiertes BEM muss der Arbeitgeber im Prozess beweisen, dass es nichts gebracht hätte. Diesen Beweis führt kaum jemand.
Digitalisierung — das Haus läuft auf Excel-Listen. Urlaub in einer Datei, Zeitkonten in der nächsten, Stammdaten im System, gepflegt von einer Person, die alle Kniffe kennt. Jede Rückfrage wird zur Recherche, und keine Zahl lässt sich gegenprüfen. Fällt diese eine Person aus, steht die Personalarbeit still.
MUSTERBEISPIEL — EIN FIKTIVER TESTDATENSATZ
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Ergebnis aussieht — anhand eines fiktiven Testdatensatzes, nicht anhand eines realen Mandanten.
Branche Industrie & Produktion, 184 Beschäftigte, 171,5 Vollzeitäquivalente, 1,5 Vollzeitstellen Personalarbeit. Deep Assessment über alle 21 Themen.
Ergebnis: Index 40,2 von 100 — Gelb, Reifegrad 3 von 5. Von 19 bewerteten Themen stehen 7 auf Rot, 11 auf Gelb und 1 auf Grün.
Nach Dimension: Organisation 50, Prozesse 42, Systeme 35, Wirtschaftlichkeit 29, Risiken 45.
Arbeitszeit — Score 17 von 100, Rot: 38 Überstunden pro Kopf im Jahr, nie auf Einhaltung der Ruhezeiten ausgewertet.
Recruiting — Score 50 von 100, Gelb: 165 Tage Time-to-Hire bei 9 offenen Stellen, 18 % der Stellen unbesetzt.
Demografie: 31 von 184 Beschäftigten erreichen innerhalb von fünf Jahren die Regelaltersgrenze, bei einem Durchschnittsalter von 46,8 Jahren.
ABGRENZUNG — WAS DAS ASSESSMENT NICHT IST
Es ersetzt die Einarbeitung einer neuen Geschäftsführung nicht — es verkürzt sie.
Es ersetzt keine rechtsverbindliche Einzelfallprüfung. Diese übernimmt der Fachanwalt.
Es besetzt keine konkrete Vakanz. Das übernimmt die Personalberatung.
Es ist keine Prüfung der Geschäftsführung und keine Sonderuntersuchung. Bewertet werden Strukturen, Prozesse und Kennzahlen, nicht Personen.
Bewertet wird nach festen Kriterien, nicht nach Verkaufsinteresse. Im Bericht steht auch, was man lassen kann und was warten darf.
Wichtiger Hinweis zur Unabhängigkeit: Wir betreiben gleichzeitig Executive Search und Direct Search. Eine Besetzung im Anschluss an ein Assessment erfolgt daher ausschließlich auf ausdrücklichen Wunsch des Mandanten.